こちらの記事では、調達・購買部が伝票処理班と揶揄される3つの理由をご紹介します。
元バイヤーの立場からすると非常に耳が痛い想いではありますが、他部門からどのように思われているのかを客観的に認識しておくことも重要です。
今回の記事は、こんな方にオススメの記事となっております。
・現役バイヤーの方
・調達・購買部への就職を目指す方
伝票処理業務が多い
1つ目の理由は、単純に処理量が多いためです。
他部門から伝票処理班と揶揄されるのは、調達部で処理する書類が単純に多いという背景があるためです。
例えば、調達部で処理する伝票には下記のようなものがございます。
・見積依頼書
・見積回答書
・納期変更依頼書（バイヤー⇔サプライヤー）
・納品書
・注文書
また、現在は様々な規制の中で、顧客とのエビデンスを残す必要があるなど、事務的なタスクが増加傾向にあるため、今後は効率的な処理方法を検討していく必要があります。
見積書が統一されていない
2つ目の理由は、サプライヤー毎に見積書のフォーマットが異なるためです。
調達部の現状として多くのバイヤーは、1人で数十社程度のサプライヤーを担当するケースが多いです。
この場合、サプライヤー毎に回答してくる見積書のフォーマットが異なると、下記のような問題が発生します。
・フォーマットによって内容の記載場所がバラバラ
・必須項目以外は会社によって書かれていないこともある
・見積内訳の粒度が異なる
上記のような問題が発生すると、効率的に見積情報を管理することが難しいです。
例えば、同じフォーマットであればOCRやRPAなどでデータを効率的に貯める事が出来たり、複数サプライヤーでの価格比較がしやすくなります。
しかし、何十社ものサプライヤーがそれぞれ異なるフォーマットで回答をしてくると、それらを読み解く時間が必要となり、業務が非効率的になってしまいます。
そのため、今後は可能な限り統一的なフォーマットに落とし込めるようにサプライヤーとの交渉が必要になってくるでしょう。
しかし、サプライヤーとの力関係で見積フォーマットの統一が難しいケースも多々あるため、進められる企業から徐々に進めていきましょう。
ローテーションが多い
3つ目の理由は、ローテーションが多い部署である点です。
一見なぜ？と思われるかと思いますが、ローテーションが多いことでバイヤーの製品知識や深い専門性が身に付けにくいため、調達部に価格分析のノウハウが溜まらないという背景があります。
結果的に、設計や開発チームに技術的なノウハウが偏り、社内での立ち位置も下がり気味になり、設計部から言われたものを発注するだけの伝票処理班と呼ばれてしまうのです。
しかし、サプライヤーとの癒着関係を防止するためなど、コンプライアンス意識の高まりから調達部はローテーションが多いのも事実です。
そのため、今後はローテーションをしながらもいかに調達部員の専門性を高め、製品知識や価格判断能力を育成し、社内での地位を確立していくかを検討していくべきでしょう。
具体的には、職場ローテーションをしても担当の調達品目は固定して、半導体専門や板金関係専門などのスペシャリストを育成していくことが良いでしょう。
まとめ
今回は調達・購買部が伝票処理班と揶揄される3つの理由をご紹介しました。
今回のポイントは下記の3点です。
・伝票処理業務が多い
・見積書が統一されていない
・ローテーションが多い
ただ、伝票処理班と揶揄されている背景には、実際に高付加価値な業務ではなく、ただ機械的に伝票を処理するバイヤーが多いのも事実です。
決められたルールで決裁を回すことはロボットでもできます。
今後はAIやシステム化がますます進んでいきますので、このタイミングで調達部・購買部の在り方を見つめ直す必要があるかもしれません。
今回は以上です。
引き続きSetchan製造業ブログをよろしくお願いいたします。
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