今回はバイヤーについて、元バイヤーのSetchanが解説します！
監修者
中小企業診断士 清水誠太
岐阜県出身。Setchan製造業ブログの運営者。元大手メーカーの調達バイヤー、調達戦略のITシステムの技術営業として6年間勤務。その後、独立して製造業に特化したデジタルマーケティングの専門家として中小企業様を伴走支援。YouTubeチャンネルも公開中！
尚、今回ご紹介するのは製造業におけるバイヤーについてです。
バイヤーとは、製品の製造に必要な原材料や部品を最適な価格と品質で調達する調達・購買部の仕事になります。
調達・購買部の中の1つの業務としてバイヤー業務があります。その他にも、帳票管理や原価企画などの調達部内の業務があります。
主なバイヤー業務の内容は以下の通りです。
サプライヤー選定
相見積によるサプライヤー比較
複数のサプライヤーから見積りを取り、価格、品質、納期、信頼性などを比較検討します。
基本的な相見積の流れは、過去取引のあるサプライヤーの中から今回の製品が製造できるサプライヤーをピックアップします。
その後、一斉に各サプライヤーに同条件で見積依頼を行います。
回答の中から、価格だけでなく品質や納期条件などを総合的に判断して発注先を決定します。
相見積時の注意点として、相見積を実施する旨を伝え、見積回答をしても必ずしも契約とならないことを事前に了承してもらう必要があります。
その段階で辞退されるサプライヤーもいますので、事前に今回の見積りの位置づけや前提条件は伝えるようにしましょう。
現地調査によるサプライヤー評価
必要に応じてサプライヤーの工場を訪問し、生産能力や品質管理体制などを確認します。
特に、新規サプライヤーに多いですが、既存サプライヤーに対しても定期的な現地調査は行います。
具体的には、人手不足や設備稼働状況（老朽化も含む）などのリソース面、決算状況などの財務面などサプライヤーの実態を確認し、自社への供給リスクがないかを調査します。
また、品質管理の状況なども品質保証部門に同伴いただき、自社基準やISO9001に準拠した基準で確認を行います。
新たなサプライヤーの発掘
バイヤーにとって新規サプライヤーの開拓も重要な業務となります。
新規サプライヤー開拓には様々なハードルがありますが、既存サプライヤーのみだと企業としての成長に制約が出てしまいます。
価格や品質など選択肢の数が多い方がより最適な選択ができるので、新規サプライヤーの発掘は重要です。
そのため、安全性や品質を担保した上で、できるだけ新規サプライヤーの採用がスムーズにできるような社内規定の整備も必要になります。
価格交渉
サプライヤーとの直接交渉
サプライヤーとの価格交渉を行い、コスト削減を目指します。
ただ、最近は単純に机を叩いても簡単に安くならないのが実情です。
比較検討による交渉
市場動向や競合他社の情報を収集し、有利な条件で交渉を進めます。
特に、相見積や他社比較の状況を上手に伝えていくことで、サプライヤーから特価を引き出せることもあります。
そのため、交渉のタイミングは非常に重要です。
長期的な視点での交渉
長期的な取引関係を構築することも重要となります。
具体的には、Win-Winな提案が重要になります。
単に「安くしろ！」と言って、サプライヤーが赤字で商売をして倒産してしまっては、バイヤー企業にとっても不利益になります。
そのため、双方にとって良い形を見つけていく作業もバイヤーの重要な業務となります。
契約締結
契約書作成
サプライヤーとの間で契約書を作成し、契約内容を確認します。
何らかの売買契約を行う際は、取引基本契約書を結んだ上で取引を行うことが通常です。
契約条件の明確化
納期や品質保証、支払い条件などを明確にします。
契約条件の中でも、特に「金銭」に関わる部分は非常に重要になります。
例えば、支払いサイト、損害賠償請求、製品の保証期間、海外の場合はインコタームズなど、お金周りが絡む条件は特に注意が必要です。
企業の力関係によっては不利な条件を提示されることもあるので、どこまで許容するかも重要な課題となります。
リスクの確認
法務部門と連携し、契約上のリスクを回避します。
大手企業の場合は社内で法務部門を持っていることが多いですが、中小企業の場合は外部の顧問弁護士や経営陣で契約上のリスクを検討することが多いです。
納期管理
契約納期の管理
発注した資材の納期を管理し、生産計画に支障がないようにします。
サプライヤーの納期遵守率などを月毎に計算するなどして、サプライヤー評価や管理を行っていきます。
納期遅延時の納期調整
遅延が発生した場合は、緊急でバイヤー企業内で調整を実施します。
実際に、バイヤー企業側では大きく2つの方向性で動きます。
①生産管理担当に生産計画内で調整できるかを確認
②社内調整が厳しい場合は先方へ納期後ろ倒しを依頼
適切な発注管理
在庫管理とも連携し、適切なタイミングで発注を行います。
サプライヤー側にも、モノづくりのために必要な製造期間（リードタイム）があります。
そのため、無茶な納期で発注を行っても、納期に間に合わせることは難しいです。
品質低下の可能性もあるため、適切なリードタイムを確保した上で発注するようにします。
品質管理
品質チェック
調達した資材の品質を確認し、必要に応じて検査を行います。
バイヤーが直接確認するのではなく、品質保証部門の受入担当が検査を実施して受入・検収を実施します。
品質不良時の対応
品質問題が発生した場合は、サプライヤーと協力して原因の究明・改善を求めます。
不良品が発生した場合、検収以前の是正対応は調達部の責任範囲になりますので、下記のような流れで動きます。
①サプライヤーへの状況連絡を行う
②代替品の要求と納期確認を行う
③原因報告と改善計画書などの提出を要求する
品質保証体制の構築
品質管理部門とも連携し、品質保証体制を構築します。
調達部と品質保証部が連携することで、そもそも品質不良が起きないようなサプライヤー管理を構築していきます。
・定期的なサプライヤーへの品質監査を実施する
・品質改善の技術サポート人材を派遣する
その他
サプライヤーとの関係構築
バイヤーにとってサプライヤーは敵ではなく、良きビジネスパートナーであるべきです。
常に長期的な視点での関係性構築を考え、Win-Winなビジネスができるように意識しましょう。
市場調査
バイヤーはいかに情報を収集するかが腕の見せ所です。
情報とは単にネットや新聞などに載っている二次データや市況情報だけでなく、サプライヤーから直接聞くタイムリーな業界動向などの情報も含みます。
このような深い情報を入手できるパイプや関係を持っていることもバイヤーとして大きな強みとなります。
コスト分析
バイヤーはサプライヤーからの見積価格が適切なのか判断しなければなりません。
そのため、原価構造を理解してデータ分析する必要があります。
社内関係部署との連携
バイヤーは社外だけでなく、社内の関係部署とも関わる機会が多い部署です。
そのため、上手く社内の関係部署とも連携を図りながら業務を遂行していく必要があります。
まとめ
今回は製造業におけるバイヤーについて業務内容や役割を解説いたしました！
今回のポイントは下記になります。
・サプライヤー選定
・価格交渉
・契約締結
・納期管理
・品質管理
・その他
もっと詳しく調達部のバイヤーについて知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
今回は以上です。
引き続きSetchan製造業ブログをよろしくお願いいたします！
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